Wie du mit der Kleinunternehmerregelung deine Rechnung professionell schreibst

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Die Kleinunternehmerregelung, deine Rechnung und du

Es ist soweit! Du hast deinen ersten Kunden, dein erstes Projekt und du bist megahappy! Alles läuft super und nun möchte dein Kunde, daß du schonmal die Rechnung schickst. So ging es mir als ich meinen ersten Illustrationsauftrag für die Zeitschrift "Mädchen" in der Tasche hatte. Natürlich kreiste mein Kopf nur um den Inhalt. Welche Farben nehme ich? Ob die Skizzen gefallen? Das Stellen einer Rechnung hatte ich nur im Hinterkopf. Und als sie dann verlangt wurde, oh, da mußte ich mich erstmal hinsetzen und einen halben Tag im Internet recherchieren.

Ich möchte dir gern wertvolle Zeit sparen, die du lieber mit Kreativität verbringst, nicht wahr? Ich gebe dir eine genaue Anleitung, was genau in deine Rechnung gehört, wenn du bei Finanzamt im "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" die Kleinunternehmerregelung gewählt hast. Das macht deine Rechnung schon mal einfacher, als wenn du Umsatzsteuer für deinen Kunden aufschlagen musst. Im übrigen ist deine Rechnungstellung bis auf den Hinweisder Kleinunterunternehmerreglung und der eben nicht aufgeführten Umsatzsteuer identisch. Jetzt aber ran an den Speck!

Was muß rein?

  1. Dein Name, dein Firmenname und deine Adresse
  2. Telefonnummer,Email,Webseite
  3. Steuernummer,Finanzamt,ggf. Umsatzsteueridentifikationsnummer
  4. Name und Adresse des Rechnungsempfängers
  5. Rechnungsdatum
  6. Projektbeschreibung
  7. Rechnungsnummer
  8. Zeitraum deines Projektes
  9. Liefertermin oder Leistungsdatum
  10. Honorar/Artikelpreis
  11. Hinweis der Kleinunternehmerregelung
  12. Nutzungsrechte
  13. Zahlungsziel
  14. Persönlicher Dank und Name
  15. Bankverbindung,Paypal

Deine Musterrechnung

Im übrigen darf deine Rechnung wenn sie inhaltlich korrekt ist, so kreativ aussehen, wie du das möchtest. Du kannst eine schöne Illustration einfügen. Du kannst ein stylisches Hintergrundmuster benutzen. Du kannst sie blau,gelb oder rosa färben. Seriös muss sie sein, dennoch rate ich dir sogar, sie deinem Branding anzupassen. Die Kreativwelt ist auf diesem Gebiet schon lange nicht mehr mehr in schwarz-weiß/Arial gehüllt. Auch die Gestaltung deiner Rechnung gehört zu deinem visuellen Aushängeschild. Nutze das!

Und was bedeutet das alles genau?

Selbst als ich mühsam per Googlesuche die einzelnen Elemente, die in die Rechnung gehören, war ich noch unsicher. Wa ist denn diese Umsatzsteueridentifikationsnummer? Wie vergebe ich eine Rechnungsnummer? Wann muß der Auftraggeber denn eigentlich zahlen? Wohin kann ich fliehen, um das nicht machen zu müssen. Keine Sorge, du kannst am Bildschirm bleiben, denn ich erläutere dir jeden Punkt.

Dein Name, dein Firmenname und deine Adresse

Schreibe hier deinen volle Namen und deine Adresse. Wenn du einen Firmenname hast, dann auch diesen.

Telefonnummer,Email,Webseite

Deine Kontaktdaten! So weiß der Kunde, wie er dich ganz schnell erreichen kann. Oder mal wieder auf deiner Portfolioseite stöbern kann.

Verstecke diese Daten nicht in der Fußzeile.

Steuernummer,Finanzamt,ggf. Umsatzsteueridentifikationsnummer

Die Steuernummer bekommst du vom Finanzamt, nach dem du den "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" ausgefüllt hast.

Die Steuernummer zu bekommen, ist Teil der ersten Schritte, die du als kreative Freiberuflerin gehst,

Name und Adresse des Rechnungsempfängers

Sei hier ganz korrekt. Schon bei kleinen Schreibfehlern musste ich die Rechnung korrigieren. Dein Kunde, muss sie nämlich genau wie du korrekt beim Finanzamt einreichen.

Rechnungsdatum

Nachdem dein Kunde deine Leistung bekommen und als perfekt bestätigt hat, schreibe hier das tatsächliche Datum der Rechnung hin.

Projektbeschreibung

Beschreibe dein Projekt möglichst genau. Beispielsweise: "Illustration "Kleiner Hase mit Latzhose", 2 Perspektiven, farbig"

Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer muß fortlaufend sein. Beginne mit einer Nummer deiner Wahl, vielleicht nicht mit "01", sonst sieht man gleich, daß du noch ganz wenig Kunden hast.

Zeitraum deines Projektes

Bei manchen Projekten mußt du den Zeitraum angeben. Beispielsweise machst du regelmäßige Infografiken für eine Zeitschrift und rechnest alle 3 Monate mit deinem Auftraggeber ab. Dann schreibst du beispielsweise "Zeitraum: Januar-März 2016"

Liefertermin oder Leistungsdatum

Oft stimmt der Liefertermin mit dem Rechnungsdatum überein Das kannst du in einem Satz auch so hinschreiben. Weicht der Liefertermin/das Leistungsdatum ab, so trage das hier ein.

Honorar/Artikelpreis

Hier schreibst du den vereinbarten Betrag hin, als Mwst. trägst du 0% ein, die du mit einem *Hinweissternchen versiehst.

Hinweis der Kleinunternehmerregelung

Sehr wichtig, ist der deutliche Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Du musst das Wort nicht textlich benutzen. Es reicht der Hinweis auf den Gesetzesparagraphen. Beispielsweise: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“

Nutzungsrechte

Falls du eine geistige schöpferische Leistung berechnest, vergiss niemals die Nutzungsrechte. Sicher ist auch immer der Zusatz, daß nicht verhandelte Nutzungsrechte nach Wunsch neu besprochen werden müssen.

Zahlungsziel

Gesetzlich verankert ist eine Zahlungsfrist von 30 Tagen. Du darfst aber auch eine anderes eintragen. Ich persönlich setze 14 Tage an.

Persönlicher Dank und Name

Es ist kein Muss. Aber genau wie der Look deiner Rechnung, rate ich dir, einen kurzen persönlichen Satz des Dankes zu schreiben. Ausserdem darunter deinen Namen, um das ganze abzurunden.

Bankverbindung,Paypal

Denke hier an IBAN und BIC. Da Paypal gang und gäbe ist und es gerade unter Kreativen viel genutzt wird, ergänze deine Paypaladresse gleich zu deinen Bankdaten.

Et voilá!

Einmal eine Rechnung erstellt, hast du nie mehr Probleme mit den weiteren. Ja, es macht sogar Spaß, sie zu erstellen. Denn sie schmeichelt schonmal deinem kreativen Auge, sie ist inhaltlich professionell und, hallo!- sie ist der Abschluss eines Projektes, auf das du an dieser Stelle richtig stolz sein kannst!

Disclaimer:  Alle Inhalte schreibe ich nach allerbestem Wissen und Gewissen für dich. Für die Richtigkeit und Aktualität übernehme ich keine Haftung. Steuerliche Themen haben keine Steuerberatung meinerseits zum Inhalt, denn ich gebe meine Informationen aus persönlicher Erfahrung an dich weiter.

Wie gehst du mit dem Thema Rechnungen um? Hattest du anfangs auch keinen Plan? Welche Sorgen plagen dich zum Thema Rechnung schreiben?